טיפים באופיס לעבודה מהירה ויעילה

טיפ 1

מה זה טבלה דינאמית באקסל? ומדוע כדאי "לעצב כטבלה"?

רבים לא מכירים את היתרון שבשימוש בתכונה "עיצוב כטבלה" באקסל - יש הקוראים לזה גם טבלה דינאמית או טבלה חכמה. כאשר נמיר את הטבלה שלנו לטבלה עם עיצוב כטבלה, נוכל בקלות לבצע סיכומים אוטומטיים לכל אחת מעמודות הטבלה, בקליק אחד בלבד.

איך עושים זאת?

1. סמנו את הטבלה.
2. בכרטיסייה בית, בקבוצה סגנונות, לחצו על הכפתור עצב כטבלה ובחרו את סגנון הטבלה הרצוי (אפשר גם להגדיר זאת באמצעות Ctrl T).
3. כעת נוספת כרטיסייה חדשה - עיצוב (מתחת לכותרת "כלי טבלאות") - והטבלה מקבלת תכונות חדשות: מסננים, הקפאה של הכותרות , שם לטבלה ואפשרות לשורת סיכומים אוטומטית.

ומה עם החישובים? בכדי להשתמש בתכונה הכי חשובה של עיצוב כטבלה, צריך להוסיף שורת סיכום:

1. בכרטיסיית עיצוב (מתחת ל"כלי טבלאות"), סמנו ב- את האפשרות שורת סיכום.
2. בתחתית הטבלה תופיע שורה חדשה עם "סה"כ" - לחיצה על כל אחד מהתאים בשורה זו פותחת רשימה עם כל פונקציות הסיכום האוטומטיות.

נסו זאת וראו באיזו קלות אפשר לסכם כל אחת מהעמודות.

טיפ 2

איך ממיינים טבלת אקסל לפי א-ב או לפי מספרים

מיון מאפשר לסדר את הטבלה לפי סדר הא-ב של עמודה מסוימת, או לפי מספרים (מהקטן לגדול או להפך) בעמודת כמויות או מחירים, או לפי תאריך. אפשר גם לבצע מיון בתוך מיון, באמצעות מיון משני.

קראו בבלוג שלי כיצד משתמשים במיון טבלה

טיפ 3

איך מקבעים את כותרת הטבלה

כשעובדים על טבלה גדולה עם הרבה שורות, נרצה ששורת הכותרת של העמודות תישאר קבועה, ולא נצטרך בכל פעם לגלול מחדש לתחילת הטבלה. את זה משיגים באמצעות הקפאת שורת הכותרת:

1. עברו לכרטיסיית תצוגה, בקבוצה חלון, ולחצו על הכפתור הקפא חלוניות.
2. אם שורת הכותרת מופיעה בשורה מס' 1, בחרו באפשרות הקפא שורה עליונה.

מה קורה אם יש יותר משורת כותרת אחת? על כך תוכלו לקרוא בהרחבה בבלוג:

הקפאה של כמה שורות בו-זמנית

טיפ 1

שימוש בהדבקה מיוחדת להעתקה מהאינטרנט

כשמעתיקים קטע או מאמר מהאינטרנט אל מסמך Word, מומלץ להדביק אותו בהדבקה מיוחדת, כדי לקבל במסמך עיצוב נקי - ללא פרסומות, תמונות ועיצובים מדף האינטרנט.

איך עושים זאת?

1. סמנו את הטקסט בדף האינטרנט (גם אם הוא כולל תמונות ופרסומות).
2. בצעו הדבקה ב-Word באמצעות קליק ימני, ובחרו באפשרות "שמור על טקסט בלבד" (מסומנת באייקון עם האות A).

קיבלתם טקסט נקי, ללא עיצובים וללא תמונות מיותרות.

טיפ 2

איך יוצרים מכתב עם פנייה אישית לכל אחד?

הכנת מכתב תפוצה אישי לכל לקוח - כיצד אפשר להכין מכתב עם פנייה אישית לרשימת הלקוחות שלכם, באמצעות מיזוג דואר בשילוב עם רשימת לקוחות מהאקסל או מהאאוטלוק.

קראו בבלוג שלי כיצד משתמשים במיזוג דואר בוורד, צעד אחר צעד

טיפ 3

עבודה עם טקסטים באנגלית - הכפתור "שנה רישיות"

כשכותבים שם חברה באנגלית שמורכב מיותר ממילה אחת, הכלל הוא שכל מילה צריכה להתחיל באות גדולה (רישית). דרך אחת לעשות זאת היא בעזרת החזקת מקש ה- Shift יחד עם האות. דרך שנייה, ונוחה יותר: לכתוב את שם החברה באותיות קטנות, לסמן את כל השם, ולשנות את הרישיות באמצעות הכפתור שנה רישיות ולבחור באפשרות "אות רישית בתחילת כל מילה".

לדוגמה: נכתוב microsoft office ולאחר השינוי נקבל Microsoft Office.

אפשרויות נוספות בכפתור "שנה רישיות":

• אותיות רישיות - כשרוצים שכל המילה תהיה באותיות גדולות (מקובל בראשי תיבות או שמות כמו IBM).
• אותיות קטנות.
• אות רישית בתחילת משפט - זו למעשה ברירת המחדל ב-Word.
• היפוך רישיות - אות שהייתה קטנה תהפוך לגדולה, ואותיות גדולות יהפכו לקטנות.

טיפ 1

איך ליצור בקלות מצגת אלבום תמונות

אפשר ליצור בקלות ב-PowerPoint מצגת תמונות ישירות מתוך תיקיית התמונות במחשב, בלי להוסיף כל שקופית בנפרד.

קראו בבלוג שלי כיצד בקלי קלות מכינים מצגת מתוך תמונות במחשב

טיפ 1

איך למחוק אימייל שכבר נשלח ??

אם שלחתם אימייל, והתחרטתם, ניתן לבטל את שליחת האימייל וזאת בתנאי שהנמען עדיין לא פתח את האימייל שלך.

קראו בבלוג שלי איך ניתן למחוק אימייל שנשלח